湖北、呼伦贝尔、青白江等多地已启动检查，不是吓唬你，是帮你提前避坑
最近好几个档案员朋友在群里问：“听说今年要检查？查什么？严不严？”
确实，多地已经在陆续推进了。不是今年特别严，是检查越来越规范、越来越细了。
湖北省档案局已经发文，2026年9月到11月集中开展执法检查，范围覆盖市州、省直机关、省属高校和大型企业，检查内容包括7个方面22项。呼伦贝尔市档案局也计划6月到8月对20家单位进行实地检查。
今天帮你把这套检查内容翻译成人话，看完你就能动手自查。
一、检查到底查什么？（7个方面）
根据各地已公开的检查清单，主要围绕这几个方面：
1. 有没有人管这事
检查要看你单位有没有正式的档案工作制度、有没有明确谁分管、谁具体干。不是口头说“有人管”就行，要白纸黑字写下来。
✔️ 自查：把制度文件找出来，没有的赶紧起草发文。
2. 有没有地方放档案
检查组会现场看库房——面积够不够、防火防盗防潮防虫做到没、档案柜和密集架达不达标。温湿度记录填到哪一天了？灭火器过期没？这些是最容易现场扣分的地方。
✔️ 自查：先自己走一遍库房。凡是检查组进门能看到的东西，提前过一遍。
3. 有没有人具体干活
问配了几个档案员、兼职还是专职、有没有培训过。人员变动的时候交接手续办了没有——人走了钥匙没交、账号没销、目录没交接，以后档案出问题还是找你。
✔️ 自查：人员变动过的，赶紧补交接清单。
4. 日常业务干没干
检查不看你说得多好，看你的台账和记录。档案目录有没有、借阅登记填了没、移交清册在不在——这些都是“干过活”的证据。
✔️ 自查：翻一遍你的文件夹，缺什么现在就补。
5. 有没有搞信息化
问档案管理系统用了没、电子档案怎么存的、有没有备份、系统权限怎么管的。数字化扫描的过程规不规范，也是检查项。
✔️ 自查：电子档案至少备两份——本单位一份、异地一份。人走了账号该注销就注销。
6. 有没有管下面（如果你是上级单位）
检查组会问你对下属单位有没有开展过档案检查、培训或指导。哪怕一次工作部署会的记录，也算数。
7. 有没有外包服务
如果你们的档案数字化是外包的，检查组会问对承包方有没有监管——有没有签保密协议、有没有定期检查、数据交接规不规范。
✔️ 自查：外包合同找出来，保密协议签了没，监管记录有没有。
二、检查流程是怎样的？
以呼伦贝尔为例，流程大概是：
提前发通知：检查前会发《行政执法检查告知书》，告诉你要查什么、什么时候来
现场检查：听汇报、翻资料、看库房、座谈交流
反馈意见：检查完会书面给意见书，指出问题、要求整改
整改回头看：限期整改期满后，还会复查
湖北的做法也类似——自查→现场检查→意见反馈→整改落实四个阶段推进。
三、专项检查也在同步推进
除了常规执法检查，还有专项的。
比如党员档案专项检查，已经有多所高校在推进。重点查入党材料完不完整——入党申请书、思想汇报（一季度一次）、入党志愿书、函调材料、转正申请书……一样不能少，信息前后要一致、逻辑要对得上。
✔️ 自查：如果你是高校或机关单位管党员档案的，提前翻一遍，材料缺的赶紧补。