在文书档案管理中，科学合理的分类方法对于档案的有序整理、高效管理以及便捷利用至关重要。其中，年度分类法是一种应用广泛且行之有效的分类方式。
一、遵循的基本原则
5.2.1 立档单位必须对归档文件展开科学分类，特别要确保同一全宗内分类方案具备一致性和稳定性。这是保障档案管理系统性与连贯性的基础，使得档案在后续的管理与利用过程中能够遵循统一标准，避免因分类标准的随意变动而造成混乱。
5.2.2 根据《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），归档文件一般采用年度 — 机构（问题）— 保管期限、年度 — 保管期限 — 机构（问题）等方法进行三级分类。这种分类体系将年度作为首要分类维度，为档案分类奠定了时间框架基础。
二、年度分类法的核心内涵与优势
年度分类法，简单来说，就是依据文件形成的年度对其进行分类。此方法在档案管理领域应用极为广泛，原因在于它具有诸多显著优势。通过按年度特征对归档文件分类，能够清晰地展现出一个机关单位每年工作的独特特点以及逐年发展变化的脉络，同时与现行机关以年度为单位进行文件整理归档的制度高度契合。其类目设置标准清晰明确，易于理解和操作，为档案的整理、检索与利用提供了极大便利。
三、判定文件归档年度的关键要点
（一）文件存在多个时间特征
一份文件通常包含多个时间要素，诸如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。在确定归档年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）作为判定依据。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》明确统一按文件签发日期（即落款日期）判定其归档年度，这一规定有效简化了分类过程中的概念理解与实际操作。例如，2025 年制定的《2026 年工作计划》，应归入 2025 年度；2026 年完成的《2025 年机关工作总结》，则应归入 2026 年；2024 年制定发布、2025 年生效的法律法规，需归入 2024 年。
（二）跨年度形成的文件
机关单位的一些具体职能活动，像召开会议、处理案件等，有可能跨年度形成文件。这类文件一般统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。如此一来，在档案管理与提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该职能活动所形成的全部档案，极大地方便了档案人员的管理以及利用者的查找。例如，跨 2025 年、2026 年两个年度的会议，其形成的文件材料统一在闭幕年，即 2026 年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度均为 2026 年；跨 2025 年、2026 年两个年度处理的案件，其形成的文件材料统一在结案年，即 2026 年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度同样为 2026 年。当来文与复文作为一件归档时，若下级单位 2025 年 12 月写的请示，上级单位 2026 年 1 月批复，那么该请示应连同办理过程中形成的其他文件一同归入 2026 年。
然而，对于年度跨度过大的职能活动，需要综合考虑机关文件归档制度以及此项工作每年的文件形成量。若机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到各年度内归档是可行的，但在分类、排列等环节上应保持统一尺度，以确保查找利用的便捷性。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，不及时归档可能影响文件的齐全完整，并增加平时管理的难度，同样可将这些文件分散到各个年度内归档。
在信息化环境下，为实现随办随归，方便电子文件管理，实践中应尽可能通过调整组件、排列方式等手段，使归档年度与形成年度保持一致。这样做可以减少在电子文件上附加与文件本身无关且容易产生混淆的信息，从而简化整理流程，提高管理效率。
（三）几份文件组为一件时，“件” 的归档年度判定
《规则》规定，不仅单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可组合为一件。此时，判定 “件” 的归档年度，应以装订时排在最前面的文件的签发日期（即落款日期）为准。具体而言，正本与定稿为一件时，以正本为准；正文与附件为一件时，以正文为准；转发文与被转发文为一件时，以转发文为准；来文与复文为一件时，以复文为准。
（四）文件未标注日期
这种情况常见于内部文件（白头文件）。此时，需要深入分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识等要素，通过对照等方式考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。若文件的形成年度确实无法考证，可将归档时的年度作为其归档年度，并在备注项加以说明。
（五）专门年度归档文件的分类方法倘若立档单位一部分工作是按照专门年度开展的，如学校的教学年度等，采用年度分类法时，对于这部分工作中形成的文件，应按照专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，其形成的文件应按教学年度分类，而其他文件仍按一般年度分类。在综合管理时，可将这两种年度的文件有规律地组织起来，依次划分年度类别，如 2025 年与 2025 - 2026 学年归入同一类，以实现档案分类的科学性与系统性。
综上所述，熟练掌握文书档案 “年度分类法”，准确判定文件的归档年度，对于提升档案管理质量与效率具有重要意义，能够为档案的长期保存与有效利用奠定坚实基础。