GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》

GB/T 18894‑2016《电子文件归档与电子档案管理规范》总结

该国家标准2017‑03‑01实施，替代2002版，适用于机关、团体、企事业单位公务电子文件归档与电子档案管理，其他场景可参照执行。标准确立全程集中管理原则，保障电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性，明确档案、业务经办、信息化、保密四类部门职责分工。

标准对业务系统、电子档案管理系统提出功能要求：业务系统应具备元数据采集、归档数据包生成、操作审计能力；电子档案管理系统需实现采集编目、权限安全、备份统计，配套档案信息化基础设施，落实网络与系统安全防护，制定应急处置预案。

归档范围包含各门类有保存价值电子文件及配套元数据，文书、声像、科技、邮件网页类文件分别遵从对应专项标准。电子文件以件（或卷）整理，同步完成鉴定、分类、命名；归档最迟不晚于文件形成后次年6月，支持在线、离线两种归档方式，归档前要对“四性”开展鉴定，合格率须100%。文件优先采用PDF/A、SVG、WAV等通用长期保存格式，元数据与实体文件一并归档，电子档案与纸质档案同步编目、编制档号。

电子档案管理涵盖存储、多方式备份、权限可控利用、统计、元数据维护。离线备份介质要管控温湿度，定期抽样检测，介质技术淘汰时及时转换迁移。

处置环节要求定期开展销毁鉴定、解密审查；格式淘汰、软硬件升级时实施格式转换或系统迁移，完整记录过程元数据。永久电子档案形成5年内移交同级国家综合档案馆；销毁需履行审批，在线、容灾、离线介质全部彻底处置，留存销毁、转换迁移等登记表，附录提供四类业务登记表单模板。

电子版：

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