企业档案工作最基础也最棘手的问题，往往不是“怎么管”，而是“管什么”。一份文件该不该归档、该保存多久，如果没有统一的标尺，档案部门就只能凭经验判断，或者被动地“来什么收什么”。国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称“10号令”）解决的正是这个问题。
10号令自2013年2月1日起施行，全文共二十余条，核心内容集中在两个层面：哪些文件必须归档，以及归档后保存多久。 这份规章的定位不是技术指南，而是企业档案资源建设的“底账规则”。
归档范围：四条标准划定“该不该收”
10号令第四条用四项条款框定了企业文件材料的归档范围。概括来说，满足以下任一条件的文件材料应当归档：反映企业各项活动和基本历史面貌、具有利用价值的；对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的；需要贯彻执行的上级文件、社会中介机构出具的与本企业有关的文件、所属控股企业报送的重要文件；法律法规规定应归档的。
这四项标准中，第二项“凭证价值”值得特别关注。企业档案与机关档案的一个显著差异在于，企业档案大量涉及产权、合同、投资、职工权益等民事法律关系。一份股权转让协议、一份劳动合同、一份知识产权登记文件，其保存价值不仅在于“记录历史”，更在于未来可能作为法律证据使用。10号令将“维护国家、企业和职工权益”明确写入归档标准，正是对这一特性的制度回应。
与此同时，第五条列明了“可不归档”的情形：普发性不需办理的文件、重份文件、未生效的草稿、无查考价值的事务性材料、非隶属单位发来的不需执行的文件等。 这一“负面清单”的意义在于，它给了企业档案人员拒绝“什么都往档案室塞”的制度依据。归档不是越多越好，无差别的收集只会稀释档案资源的价值密度。
保管期限：永久与定期的两分法
10号令第七条确立了企业档案保管期限的基本框架：永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 这一简化的分级体系，与机关档案的保管期限表相比更为精炼，符合企业档案管理的实际需求。
永久保管的适用范围集中在企业管理类档案的核心部分。第八条列举了包括企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产等重大变动过程中形成的文件材料，董事会、监事会、股东会的构成与履职文件，资产和产权登记、评估、转让、抵押等凭证性文件，重要请示报告及批复，重要合同协议等。 这些材料的共同特征是：它们构成了企业法律地位和产权关系的基础证明，一旦丢失或销毁，企业的合法权益将失去原始凭证。
定期保管的划分则更为细致。以企业上市为例，股票发行上市辅导汇总报告、招股说明书、发行公告等文件通常定为永久，而与中介机构签订的辅导协议、尽职调查材料则定为30年；股票首次发行中的“一般事项”文件也定为30年。 这种分级逻辑体现了一个原则：决定保管期限的不是文件的形式，而是文件在法律和业务上的不可替代程度。
10号令在“十五五”的新语境
10号令施行至今已超过十年。2026年，国家档案局启动新一轮企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制审核工作，10号令的落地正在进入一个新的阶段。
新一轮修订审核有两个值得关注的动向。其一，归档范围向业务系统和数据延伸。 国家档案局明确要求企业“将前端业务信息系统形成的电子文件、业务数据纳入归档范围”，并在管理类档案保管期限表的表格中新增“来源业务信息系统”项，以明晰电子档案的来源渠道与形成路径。 这意味着10号令的“文件材料”概念在实践中正在扩展——从OA里的公文，扩展到ERP、CRM、项目管理等业务系统中产生的结构化数据。
其二，档案保管期限表需要“跟着企业变”。 国家档案局在答问中坦言，一批企业经历了战略性重组与专业化整合，治理架构和核心业务板块发生较大变化，“原有的档案保管期限表难以全面、真实反映当前企业实际架构设置及文件材料形成情况，部分新业务、新领域存在归档范围模糊、保管期限划分不合理等问题”。 这提示了一个现实：10号令提供的是框架，具体的保管期限表需要企业根据自身业务持续修订。一份十年未更新的期限表，很可能已经与企业的实际运转脱节。
结语
10号令的价值，不在于它给出了一个“标准答案”，而在于它建立了一套企业档案资源建设的判断框架：归档看“凭证价值”，保管期限看“不可替代程度”。这套框架的稳定性，使得企业档案工作有了可依据的底线规则；而其框架性，又为企业在“十五五”期间将业务数据、电子文件纳入归档范围留出了制度空间。
对于企业档案人员而言，10号令最实际的用途或许不是“背诵条款”，而是在面对一份文件犹豫“该不该收”时，能够回到第四条的四个标准上做出判断；在面对“保存多久”的争议时，能够以“这份文件失去后能否重建”作为衡量的尺度。底账清晰了，后续的整理、检索、利用才有意义。