建好电子档案管理系统前，如何管理电子文件？

在推进档案信息化的过程中，许多单位都会面临这样一个困境：

“我们还没有建成专业的电子档案管理系统，但每天都在产生大量电子文件（如通知、报表、合同、会议纪要），这些文件该怎么管？放电脑里怕丢，U盘备份又混乱，等系统建好了再整理还来得及吗？”

答案很明确：不能等！也不能乱！

其实，和管理纸质档案有很多相似地方。在正式保管场所（库房或系统）启用前，搭建一个临时档案（电子）库房，使得电子文件处于 “有序、安全、合规、可用” 的状态，并为档案管理系统的设计积累需求。

总体，用一张表格来阐述，如下：

理解本质：数字世界的“档案库房”

现实世界的纸质档案库房，有墙+门+密集架+温湿度设备......要做到“八防”。

在数字世界里，电子档案库房不再是物理空间，是虚拟保管环境，由“制度+流程+技术+责任......构成”，要做到“有序、安全、合规、可用”。

电子档案管理系统建好前，搭建的“电子临时库房”不是某个硬件，而是一套结合了制度、流程、规范、工具......的管理体系，用来收集和保管单位的电子文件。

这套体系要依据《电子档案管理办法》《电子档案管理系统通用功能要求》等法规标准，确保电子文件“来源可靠、程序规范、要素合规”。

其次，要通过人工或半人工的方式，去模拟和实现电子档案管理的核心要求，确保电子文件在导入电子档案管理系统前就具备真实性、完整性、可用性和安全性，从而管好电子文件。

这座“电子文件临时库房”的价值，绝不仅仅是过渡，是档案工作者从被动接收者，转变为主动的设计者和规则制定者。

当未来的数字大厦（档案管理系统）竣工时，移交的将不是一堆杂乱无序的“电子数据”，而是一批来源清晰、格式标准、元数据齐全的“合格电子档案成品”，可以直接上架利用。

管理电子文件的真正起点，不是在档案管理系统上线的那一天，而是在你决心为它建立秩序的第一刻。